Voorkom deze vijf fouten bij online vergaderen!
Voorzichtig zien wij licht aan het einde van de tunnel. Maar dat betekent niet dat we volledig teruggaan naar het oude, vertrouwde. Instrumenten als Zoom, Skype en Teams zullen een onderdeel blijven van ons zakelijk communiceren. Maar wat als je niet de ‘skills’ ervoor hebt, of je voelt je onprettig bij het presenteren op afstand. Wat zijn de meest voorkomende fouten, waar je nu al rekening mee kunt houden. Wees voorbereid.
Waar we veel van kunnen leren is de kant van de marketing. Zo beschreef Briar Goldberg, directeur sprekers-coaching van de beroemde TED conferentie, de meest voorkomende fouten die mensen maken tijdens een online bijeenkomst. Een aantal eenvoudige en nuttige tips om deze op te lossen. ¹
De pandemie is een vliegwiel geworden voor het nieuwe communiceren. Vandaar dat ik als Coach ook hoog inzet op
E-coaching en Blended Coaching, twee vormen waarbij de toegevoegde waarde bepaald wordt door flexibiliteit. U zal in overleg met uw werknemer kunnen bepalen wanneer het een geschikt moment is om deze vorm van coaching in te zetten. Want communiceren op afstand blijft, daar zijn tal van experts het over eens.
Een goede (E)coach heeft de kracht om scherp te blijven ondanks de vele uren achter een computerscherm. Ook is de coach expert op het gebied van online communiceren. Maar ook voor de coachee zal het een essentiële carrière vaardigheid gaan worden voor in de toekomst. Het mes snijdt dus aan twee kanten.
1. Je kijkt naar het publiek, niet naar de camera.
Het is natuurlijk volkomen natuurlijk om naar de mensen met wie u spreekt te kijken. Alleen starend in een camera is dat natuurlijk lastig. “De enige manier om oogcontact te maken met je virtuele publiek, is door rechtstreeks in de lens van je camera te kijken. Vertrouw me: dit zal in het begin heel vreemd aanvoelen”, geeft Goldberg toe, “maar als je wilt dat je publiek betrokken en aandachtig blijft, je zult je eigen verlangen moeten opofferen om naar hun gezichten te kijken. “
Dit geldt ook voor mij als (E)coach ook, als ik contact wil krijgen met mijn coachees dan begint het door op ‘afstand’ oogcontact te krijgen. Lastig om enkel naar het witte lichtje in je laptop te kijken, maar oefening baart kunst en het is een enorme meerwaarde.
2. Je leest het voor of je speelt ermee.
Als het op presentaties en voorbereiding aankomt, mik je op een Goudlokje-punt: je wilt niet alles opschrijven en lezen als een robot, maar je wilt ook niet struikelen en “eh” en “ah “je weg door je materiaal banen. Eer de tijd van uw toehoorders door van tevoren een beetje te oefenen”, instrueert Goldberg.
Ik als coach ben voorbereid, weet wat er van mij verwacht wordt bij online sessies en werk volgens een model en structuur.
Het Goudlokje-principe is jouw gevoeligheid voor de juiste omstandigheden om jezelf in stand te houden.
“Aan de rand van de chaos is er voldoende vrijheid binnen het systeem om jezelf aan te passen aan veranderingen, maar niet zoveel vrijheid dat het geheel uiteenvalt in chaos.”
3. Laat iedereen zijn video aanstaan.
Een van de belangrijkste aspecten bij E-coaching is, de non-verbale communicatie van de coachee en hetgeen niet expliciet wordt benoemd maar tussen de regels ‘door te lezen is’. Hoe moet ik anders weten of er een connectie is tussen mij als coach en de coachee. Ik ben niet over voorbereidt maar creëer ruimte daar waar nodig. In online coachen is het dus oké om de coachee te vragen om de camera aan te zetten, sterker nog het is noodzakelijk.
4. Zorg voor afwisseling in je stem
Wanneer we met onze vrienden en familie praten, is er veel natuurlijke variatie in de snelheid, het volume, de toonhoogte en buiging in onze stemmen. Die afwisseling is echt belangrijk, omdat het context en betekenis aan onze woorden toevoegt en interesse en drama toevoegt.
Maar als we zenuwachtig zijn of uit onze aantekeningen lezen, kunnen we die variatie vaak kwijtraken. Dit kan een groot probleem zijn in een virtuele omgeving waar de andere non-verbale signalen die context toevoegen, zoals handgebaren en gezichtsuitdrukkingen, moeilijker te zien zijn.
Een manier om vocale variatie in uw virtuele presentatie – of welke presentatie dan ook – te injecteren, is door woorden en zinsdelen te gebruiken die je prettig vinden. Door van tevoren te oefenen, kun je er ook voor zorgen dat jouw stem zijn natuurlijke spontaniteit behoudt, en zelfs als je maar één keer hardop oefent, kun je je minder nerveus en minder afhankelijk van de aantekeningen voelen.
5. Kies een achtergrond die niet afleidt
Het is natuurlijk altijd fijn om wat van je huiselijkheid te laten zien, je kinderen of een huisdier. Maar ik zal eerlijk zijn, ik maak me zorgen over hoeveel mensen voor onrust zorgen door afleiding te hebben in hun omgeving. Dat leidt af!
Als E-coach zie ik wel degelijk het belang is van afleiding, ik zorg voor een neutrale achtergrond en adviseer mijn gesprekspartners dit ook te doen. Tegelijkertijd ziet het zitten voor een effen witte muur er een beetje somber uit. Selecteer indien mogelijk een achtergrond die bekend is, maar niet te druk. Programma’s als teams hebben inmiddels de mogelijkheid een andere achtergrond te kiezen. Maak er zelf één of laat je daarbij helpen. Een stukje creativiteit is nooit verkeerd.
¹ Publicatie blog Briar Goldberg “7-zoom-mistakes-you-might-still-be-making-and-how-to-raise-your-video-skills” op Ideas.ted.com- 9 February 2021
– Images from Rawpixel & Unsplash
